Archiwalna wersja biuletynu
prowadzona do dnia 30 czerwca 2015r.
Aktualny BIP znajduje się pod adresem bip.um.ostroleka.pl

Wydział Obsługi Urzędu

Ewa Sulich, Dyrektor Wydziału

Do zadań Wydziału Obsługi Urzędu należy prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem urzędu, zarządzaniem budynkami i lokalami biurowymi urzędu, prowadzenie bieżącej obsługi administracyjnej nieruchomości Skarbu Państwa, a w szczególności:

1. zarządzanie budynkami administracyjnymi i gospodarowanie lokalami biurowymi urzędu,
2. planowanie remontów zewnętrznych i wewnętrznych w budynkach urzędu oraz przekazywanie ich do realizacji Wydziałowi Inwestycji i Funduszy Europejskich,
3. konserwacja i naprawy bieżące urządzeń energetycznych, centralnego ogrzewania, wodno-kanalizacyjnych,
4. konserwacja i naprawy bieżące sprzętu biurowego, systemu alarmowego, centrali telefonicznej, sprzętu poligraficznego, maszyn liczących i piszących oraz sprzętu przeciwpożarowego,
5. prowadzenie spraw zabezpieczenia i ochrony urzędu oraz zabezpieczenia przeciwpożarowego,
6. utrzymanie porządku i czystości posesji, pomieszczeń biurowych, części wspólnych sanitariatów, dojść, dojazdów,
7. flagowanie budynków urzędu zgodnie z obowiązującymi przepisami,
8. ubezpieczenie budynków urzędu oraz znajdującego się w nich mienia,
9. ewidencjonowanie, znakowanie oraz odpowiedzialność materialna za inwentarz biurowy urzędu,
10. prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem i gospodarką środkami rzeczowymi zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych,
11. prowadzenie magazynu materiałów biurowych,
12. prowadzenie spraw ryczałtów samochodowych,
13. obsługa poligraficzna urzędu,
14. prowadzenie łączności telefonicznej urzędu,
15. prowadzenie ewidencji książek zakupionych dla potrzeb urzędu,
16. prowadzenie archiwum zakładowego,
17. obsługa transportowa urzędu,
18. ubezpieczenie samochodów urzędu,
19. dokonywanie zakupu oraz gospodarowanie odzieżą ochronną i roboczą,
20. zabezpieczenie materiałów do konserwacji, narzędzi oraz środków czystości,
21. zabezpieczenie w formularze, druki oraz pieczątki,
22. prenumerata aktów prawnych, prasy, czasopism oraz ich rozdzielnictwo,
23. obsługa kancelaryjna urzędu,
24. rejestrowanie w systemie Mdok korespondencji wpływającej do urzędu,
25. prowadzenie "Dziennika dokumentów księgowych",
26. prowadzenie "Rejestru korespondencji wychodzącej dla listów zwykłych" dla spraw nie rejestrowanych w systemie Mdok,
27. rejestrowanie w systemie Mdok pism wychodzących z urzędu dla spraw rejestrowanych w systemie Mdok,
28. współudział w organizowaniu wyjazdów delegacji władz miasta za granice oraz pobytu zaproszonych przez władze miasta gości zagranicznych i krajowych,
29. przygotowywanie sal konferencyjnych do obrad i posiedzeń organów miasta,
30. otwieranie i zamykanie drzwi wejściowych do budynku,
31. pomoc w obsłudze sekretariatu i Rady Miasta w związku z odbywającymi się zebraniami, naradami, sesjami i komisjami rady,
32. nadzór nad głównymi tablicami informacyjnymi urzędu,
33. prowadzenie działań technicznych zapewniających warunki sprawnego przeprowadzenia na obszarze Miasta wyborów Prezydenta RP, do Sejmu i Senatu RP, do Parlamentu Europejskiego, do Rady Miejskiej, Sejmiku Województwa i jednostek pomocniczych Miasta oraz przewidzianych przepisami prawa referendów,
34. prowadzenie punktu obsługi interesantów,
35. koordynacja spraw związanych z administrowaniem budynku przy ul. Gen. A.Gorbatowa 15, w tym:
1. współpraca z administratorem obiektu wyłonionego w drodze przetargu,
2. analiza i koordynacja spraw związanych z umowami za najem i administrowanie pomieszczeniami,
3. współpraca w zakresie przygotowania przetargów dotyczących obiektu,
4. przygotowanie zarządzeń prezydenta w sprawie czynszu najmu pomieszczeń,
5. prowadzenie ewidencji i sprawozdawczości z zakresu przychodów i wydatków.

• Ewidencja dokumentów przechowywanych w Archiwum Zakładowym
• Ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich odcisk
• Ewidencja środków trwałych i nietrwałych wydziału obsługi urzędu
• Ewidencja udostępniania dokumentacji w archiwum zakładowym - Ewidencja pokwitowań akt wypożyczonych z archiwum zakładowego
• Konserwacja i remonty środków trwałych - Ewidencja przeglądów i napraw maszyn poligraficznych
• Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów, podpisy elektroniczne - Ewidencja upoważnień do roznoszenia dokumentów urzędowych
• Urządzenia do rejestracji i monitorowania obiegu przesyłek i pism - Rejestr centralny korespondencji wpływającej
• Urządzenia do rejestracji i monitorowania obiegu przesyłek i pism - Dziennik dokumentów księgowych
• Urządzenia do rejestracji i monitorowania obiegu przesyłek i pism - Ewidencja ogłoszeń
• Urządzenia do rejestracji i monitorowania obiegu przesyłek i pism - Rejestr korespondencji wychodzącej dla listów zwykłych.
• Urządzenia do rejestracji i monitorowania obiegu przesyłek i pism - Wykaz korespondencji poleconej doręczonej przez pocztę
• Urządzenia do rejestracji i monitorowania obiegu przesyłek i pism - Wykaz pobranej korespondencji do dostarczenia adresatom za zwrotnym potwierdzeniem odbioru
• Wykaz akt osobowych znajdujących się w Archiwum Zakładowym
• Zaopatrzenie materiałowe - Ewidencja zakupionych książek w rozbiciu na komórki organizacyjne

• Ewa Sulich Dyrektor Wydziału